Rapport annuel au parlement sur l'application de la loi sur la protection des renseignements personnels 2013-2014

Place du Centre
200, promenade du Portage
4e étage
Gatineau (Québec)
K1A 1K8

Le 2 juin 2014

L’honorable Peter Van Loan, C.P., député
Leader du gouvernement à la Chambre des communes
Chambre des communes
Ottawa (Ontario)
K1A 0A6

Monsieur le Ministre,

Conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi au cours de la période du 1er avril 2013 au 31 mars 2014.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, mes salutations distinguées.

Document original signé par
Wendy A. Tadros

1.0 Introduction

En vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi. Le rapport vise la période du 1er avril 2013 au 31 mars 2014.

La Loi sur la protection des renseignements personnelsa pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement aux renseignements personnels que les institutions gouvernementales telles que le BST possèdent à leur sujet et de fournir un droit d’accès à cette information.

La Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mission consiste à promouvoir la sécurité du transport maritime, ferroviaire et aérien, ainsi que du transport par pipeline en :

  • procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur les événements de transport choisis, afin d’en dégager les causes et les facteurs contributifs;
  • constatant les lacunes de sécurité mises en évidence par de tels événements;
  • faisant des recommandations sur les moyens d’éliminer ou de réduire ces lacunes;
  • publiant des rapports rendant compte de ses enquêtes et présentant les conclusions qu’il en tire.

Pour plus d’information sur le BST, consultez www.bst-tsb.gc.ca.

Le BST exerce ses activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l’information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Organisation du bureau de l’AIPRP

En 2013-2014, le BST a réorganisé la direction générale des Services intégrés et la Directrice générale des Services intégrés a assumé la responsabilité du rôle de Coordonnateur de l’AIPRP. Le poste de Gestionnaire de la Division de la gestion de l'information a été aboli et les responsabilités de la gestion de l'information ont été combinées avec l'informatique sous le nouveau poste de Gestionnaire, Gestion de la technologie et de l'information. Les responsabilités de l'AIPRP et le titre de Coordonnateur de l’AIPRP seront éventuellement transférés au nouveau poste d’Avocat général, une fois doté en 2014-2015. Le reste du bureau de l’AIPRP consiste en cinq postes à temps plein. En raison de la rotation du personnel et des absences, le BST a engagé des consultants pendant l'année pour appuyer le programme.

Le bureau de l’AIPRP traite les demandes présentées en vertu de la Loi et fournit une orientation fonctionnelle et des lignes directrices aux gestionnaires et aux employés en ce qui a trait à la divulgation de l’information et à la protection des renseignements personnels. En outre, les analystes de l’AIPRP doivent démontrer de fortes aptitudes pour la consultation et la négociation lors des discussions avec les demandeurs, le personnel du BST et le personnel du Commissariat à la protection de la vie privée.

3.0 Délégation de pouvoir

Une délégation de pouvoir a été établie, comme l’exige la Loi. Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le « responsable d’institution fédérale », en vertu de l’article 3 de la Loi, est la Présidente. Les personnes occupant les postes d’Administrateur en chef des opérations, de Directrice générale des Services intégrés et de Gestionnaire de la Division de la gestion de l’information ont été déléguées par la Présidente les pouvoirs jugés nécessaires pour l’administration efficace de la Loi. Ces employés s’assurent que le BST s’acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme. La délégation de pouvoir sera mise à jour en 2014-2015, une fois que la réorganisation du bureau de l’AIPRP sera terminé.

Un exemplaire de l’ordonnance de délégation de pouvoir se trouve à l’annexe A.

4.0 Traitement des demandes

4.1 Demandes de renseignements personnels

Au cours de la période visée, le BST a reçu cinquante-neuf (59) demandes officielles de renseignements personnels, et aucune (0) demande n’a été reportée de l’année précédente. Dix-neuf (19) demandes avaient été reçues au cours de l’exercice précédent, soit une augmentation de 211 %. L'augmentation est principalement attribuée aux pilotes de ligne canadiens soumettant une demande de renseignements personnels pour demander s'ils sont nommés dans un événement rapporté au BST. Certaines compagnies aériennes internationales ont commencé à demander ces informations comme une exigence préalable à l’emploi.

Parmi les cinquante et une (51) demandes achevées en 2013-2014, trente-trois (33) ont donné lieu à une divulgation complète des renseignements demandés, alors que, dans le cas de huit (8) demandes, il y a eu communication partielle de l’information. Aucun document n’existait dans le cas de neuf (9) demandes, alors qu’une (1) demande a été abandonnée par le requérant. Huit (8) demandes ont été reportées à l’exercice 2014–2015.

Parmi les cinquante et une (51) demandes achevées pendant la période visée, trente-huit (38) ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, cinq (5) ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours. Un délai de 31 à 60 jours a été nécessaire pour huit (8) demandes. Le délai moyen pour traiter une demande a été de 13,4 jours civils en 2013-2014, comparativement à une moyenne de 34,6 jours civils au cours de l’exercice précédent.

Au cours de cette période, le bureau de l’AIPRP a procédé à la recherche, la préparation et l’examen de 636 pages de renseignements ainsi qu’à la reproduction et à la divulgation de 553 pages d’information. En comparaison, l’année dernière 8 275 pages avaient été examinées et      1 533 pages divulguées. La diminution importante dans le nombre de pages révisées entre les années s’explique par le fait que le sujet des demandes achevées en 2013-2014 était en général plus spécifique, ce qui limitait le nombre de documents à chercher et à traiter.

La politique de transparence du BST prévoit la divulgation de renseignements à ses employés sans qu’il ne leur soit nécessaire d’invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les agents des ressources humaines et le personnel de soutien traitent ces demandes dans le cadre de leurs fonctions habituelles. Le BST prend soin de respecter les exigences prévues dans la Loi relativement à la protection des renseignements personnels placés sous son contrôle. À cette fin, il s’assure que les employés sont conscients de leurs responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions et qu’ils respectent le code des pratiques équitables en matière de renseignements que prévoit la Loi.

4.2 Coûts

En 2013–2014, le bureau de l’AIPRP a dépensé 50 777 $ pour l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces coûts incluent les salaires, le temps supplémentaire, les biens et services ainsi que les marchés de services professionnels pour le personnel d’aide temporaire, mais n’incluent pas les ressources engagées par d’autres secteurs du BST pour satisfaire aux exigences de la Loi.

5.0 Formation et sensibilisation

En ce qui concerne les activités de formation interne, le BST offre un programme d’orientation destiné aux nouveaux employés. Au cours de l’année 2013-2014, le bureau de l’AIPRP a présenté deux (2) séances de sensibilisation bilingues en matière d’AIPRP à vingt (20) employés. De plus, une formation de sensibilisation en ce qui concerne le partage d'informations concernant les employés a été fourni à environ 30 gestionnaires / directeurs en septembre 2013. Le bureau de l’AIPRP offre aussi des avis et des conseils sur demande auprès d’individus et de petits groupes d’employés sur une base informelle.

D’autre part, les membres du personnel du bureau de l’AIPRP ont participé aux divers ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces ateliers ont permis aux membres du personnel de l’AIPRP de recevoir de l’information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l’AIPRP, sur des plaintes et des cas récents en instance et sur des outils qui aideront à améliorer les normes de service dans leur domaine.

6.0 Politiques, lignes directrices et procédures

Le BST n’a mis en application aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure quant à la protection des renseignements personnels durant la période de rapport.

7.0 Plaintes et enquêtes

Aucune nouvelle plainte n’a été reçue pendant 2013-2014.

Une plainte a été reçue par le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) au cours de l’année 2012-2013. Le plaignant alléguait que le BST avait contrevenu aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels en matière d'utilisation et de divulgation relativement à de l'information partagée dans le cadre d'une vérification des références. Durant l’année 2013-2014, le CPVC a conclu que la plainte était fondée. En réponse, le BST a sensibilisé lors d'une réunion, tous les gestionnaires sur ce qui constitue des renseignements personnels et a fourni des conseils sur la façon de répondre aux questions concernant les employés sans divulguer des renseignements personnels.

8.0 Processus de suivi

Le BST surveille le temps pris pour traiter les demandes de renseignements personnels, à travers des réunions bihebdomadaires entre la Directrice générale des services intégrés et l'Analyste principal de l'AIPRP au cours desquelles l'état des demandes en cours est examiné. Toutes les questions importantes sont soulevées à l’Administrateur en chef des opérations sur une base ad hoc, par exemple lorsque de l'aide est nécessaire pour traiter une demande particulièrement complexe.

9.0 Cas d’atteinte substantielle à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période de rapport.

10.0 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le BST n’a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport.

11.0 Divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)m)

Aucun renseignement n’a été divulgué en vertu de l’alinéa (8)(2)m) au cours de la période visée par le présent rapport.

12.0 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor se trouvent à l’annexe B.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir

Délégation de pouvoir

Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et en tant que « responsable d'institution fédérale », la Présidente délègue les pouvoirs jugés nécessaires pour l'administration des programmes aux personnes qui occupent les postes d'Administrateur en chef des opérations, le directeur général des Services intégrés et de gestionnaire de la Division de la gestion de l'information ou aux personnes occupant à titre temporaire ces postes désignés.

Document original signé par
Wendy A. Tadros

Date : 25 janvier 2010

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Bureau de la sécurité des transports du Canada

Période visée par le rapport : 2013-04-01 au 2014-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la LPRP

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 59
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 59
Fermées pendant la période visée par le rapport 51
Reportées à la prochaine période de rapport 8

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15
jours
31 à 60
jours
31 to 60
days
61 à 120
jours
121 à 180
jours
181 à 362
jours
Plus de
365 jours
Total
Communication totale 27 5 1 0 0 0 0 33
Communication partielle 1 0 7 0 0 0 0 8
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 9 0 0 0 0 0 0 9
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 38 5 8 0 0 0 0 51
2.2 Exceptions
Article Nombre de
demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 8
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de
demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 22 11 0
Communication partielle 8 0 0
Total 30 11 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages
traitées
Nombre de pages
divulguées
Nombre de demandes
Communication totale 340 340 33
Communication partielle 296 213 8
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 1
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1000
pages traitées
1001 à 5000
pages traitées
Plus de 5000
pages traitées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Communication totale 33 340 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 8 213 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 42 553 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Avis
juridique
Renseignements
entremêlés
Autres Total
Communication totale 0 0 0 1 1
Communication partielle 0 0 0 7 7
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Abandoned 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 8 8

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées
en retard
Raison principale
Charge de travail Consultation
externe
Consultation
interne
Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes
en retard où le délai
n'a pas été prorogé
Nombre de demandes
en retard où le délai
a été prorogé
Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
0 0 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes
nécessitant une prorogation
15a)(i)
Entrave au
fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou
conversion
Article 70 Autre
Communication totale 1 0 0 0
Communication partielle 7 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 8 0 0 0
5.2 Length of extensions
Length of extensions 15(a)(i)
Interference with
operations
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Translation or
conversion
Article 70 Autre
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 8 0 0 0
Total 8 0 0 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales and organismes
Consultations Autres institutions
fédérales
Nombre de
pages à traiter
Autres
organismes
Nombre de
pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandations Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15
jours
31 à 60
jours
31 to 60
days
61 à 120
jours
121 à 180
jours
181 à 362
jours
Plus de
365 jours
Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandations Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15
jours
31 à 60
jours
31 to 60
days
61 à 120
jours
121 à 180
jours
181 à 362
jours
Plus de
365 jours
Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Number of days Nombre de réponses
reçues
Nombre de réponses
reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 8 - Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaries 43 802 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 6 975 $
       Marchés pour les EFRVP 0 $  
       Marchés de services professionnels 6 252 $  
       Autre 723 $  
Total 50 777 $
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP
à temps plein
Voués à la LPRP
à temps partiel
Total
Employés à temps plein 0,00 0,55 0,55
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00 0,00 0,00
Employés régionaux 0,00 0,00 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00 0,05 0,05
Étudiants 0,00 0,00 0,00
Total 0,00 0,60 0,60

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – 2013-2014

Annexe A

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) complétées
Institution Nombre d'ÉFVP complétées
Bureau de la sécurité des transports du Canada Aucune