Accès à l'information 2003-2004

Place du Centre
200, promenade du Portage
4^e étage
Gatineau (Québec)
K1A 1K8

L'honorable Lucienne Robillard
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Chambre des communes
Ottawa (Ontario)
K1A 0A6

Madame la Ministre,

Conformément aux paragraphes 72(1) de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur les activités liées à l'application des lois susmentionnées au cours de la période du 1^er avril 2003 au 31 mars 2004.

Veuillez agréer, Madame la Ministre, mes salutations distinguées.

David N. Kinsman

©Ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux 2004
No TUI-4/2004
ISBN 0-662-68149-5

Table des matières

• 1.0 Introduction

• 2.0 Accès à l'information

  • 2.1 Délégation de pouvoir
  • 2.2 Demandes officielles
    • 2.2.1 Traitement des demandes
    • 2.2.2 Clients
    • 2.2.3 Processus de traitement des demandes
  • 2.3 Frais
  • 2.4 Demandes officieuses
  • 2.5 Plaintes et enquêtes
  • 2.6 Appels devant la Cour fédérale
  • 2.7 Formation et sensibilisation
  • 2.8 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

• 3.0 Protection des renseignements personnels

  • 3.1 Délégation de pouvoir
  • 3.2 Demandes de renseignements personnels
  • 3.3 Plaintes et enquêtes
  • 3.4 Formation et sensibilisation
  • 3.5 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

• 4.0 Annexes

  • Annexe A -  Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information pour la période  du 1^er avril 2003 au 31 mars 2004
  • Annexe B -  Rapport sur la Loi sur des renseignements personnels pour la période  du 1^er avril 2003 au 31 mars 2004

1.0 Introduction

En vertu des articles 72 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur les activités liées à l'application de ces deux lois. Le rapport vise la période du 1^er avril 2003 au 31 mars 2004.

Le BST exerce ses activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l'information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignement énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La fonction AIPRP du BST fait partie de la Division de la gestion de l'information (GI). Cela permet d'assurer l'intégration efficace des exigences relatives à l'AIPRP dans la planification, dans l'élaboration de politiques, dans les systèmes et pratiques de gestion des dossiers ainsi que dans les activités de formation et de sensibilisation en matière de GI.

En 2003-2004, le renouvellement de la GI a constitué l'une des grandes priorités du Plan d'activités du BST. Dans le cadre du renouvellement, l'unité AIPRP a participé à un certain nombre d'initiatives visant l'amélioration de la GI, notamment :

• l'élaboration et la prestation de séances de formation sur la gestion des documents et sur l'AIPRP à l'intention de tout le personnel du BST, à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux;
• l'élaboration d'une politique et de lignes directrices sur la GI qui intègrent l'élément AIPRP;
• un examen de la GI dans le Manuel des opérations d'enquête du BST, qui documente les pratiques exemplaires pour le principal processus opérationnel du BST.

De plus, l'unité AIPRP continue de fournir une orientation fonctionnelle et des lignes directrices aux gestionnaires et aux employés en ce qui a trait à la divulgation de l'information et à la protection des renseignements personnels.

2.0 Accès à l'information

2.1 Délégation de pouvoir

Une délégation de pouvoir a été établie, comme l'exige la loi. Aux fins de la Loi sur l'accès à l'information, le « responsable d'institution fédérale », aux termes de l'article 3 de la Loi, est le directeur exécutif. Ce dernier a délégué au directeur général de l'analyse et des stratégies de l'information ainsi qu'à la gestionnaire de la Division de la gestion de l'information les pouvoirs jugés nécessaires pour l'administration efficace des programmes.

2.2 Demandes officielles

2.2.1 Traitement des demandes

Le BST a reçu quatre-vingt-sept (87) demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. À ce nombre s'ajoutent quinze (15) demandes qui avaient été reportées, en 2002-2003, à la période visée par le présent rapport. Un total de douze (12) demandes ont été reportées à l'exercice 2004-2005.

Du 1^er avril 2003 au 31 mars 2004, le BST a donc traité quatre-vingt-dix (90) demandes. Vingt-trois (23) d'entre elles ont donné lieu à une divulgation complète des renseignements demandés, tandis que, dans le cas de cinquante-trois (53) demandes, il y a eu communication partielle de l'information sous réserve d'exemptions en vertu des alinéas 13(1)a) et c), de l'article 14, du paragraphe 15(1), de l'alinéa 16(1)a) et du sous-alinéa c)(iii), des alinéas 16(2)c) et 18(1)a), du paragraphe 19(1), des alinéas 20(1)a), b), c) et d), des alinéas 21(1)a), b) et c) et des articles 23 et 24 de la loi. Six (6) demandes ont été abandonnées par leurs auteurs respectifs, les documents n'existaient pas dans le cas de quatre (4) demandes, une (1) demande a été transférée à un autre ministère fédéral, tandis que trois (3) demandes ont fait l'objet d'une pleine exemption de divulgation en vertu de l'alinéa 16(1)c), du paragraphe 19(1) et de l'article 24.

2.2.2 Clients

La majorité des demandes, soit soixante-quatre (64), ont été formulées par des entreprises et des cabinets d'avocats représentant des clients touchés par des événements de transport. Le BST a reçu vingt-cinq (25) demandes des médias, neuf (9) demandes de membres du public et quatre (4) d'organisations. La répartition des requérants est demeurée stable ces dernières années.

2.2.3 Processus de traitement des demandes

L'unité AIPRP a reçu cinq (5) demandes officielles de plus qu'au cours de l'exercice 2002-2003. Sur l'ensemble des demandes reçues au cours de la période visée par le rapport, cinquante (50) étaient liées à des événements aéronautiques, dix (10) à des événements maritimes, cinq (5) à des événements ferroviaires et une (1) à un événement de pipeline. Le reste des demandes portait sur d'autres documents dont le BST est responsable. La répartition des demandes entre les modes est demeurée stable ces dernières années. La demande liée à l'événement de pipeline est la première depuis plusieurs années.

En règle générale, toutes les demandes sont traitées dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. En 2003-2004, le BST a respecté le délai de 30 jours dans le cas de quarante-cinq (45) des quatre-vingt-dix (90) demandes. Une prolongation de délai (31 à 120 jours) a été nécessaire pour trente-sept (37) demandes, et il a fallu plus de 121 jours pour traiter huit (8) demandes.

Des prolongations de délai ont été nécessaires pour traiter une partie des quatre-vingt-dix (90) demandes au cours de la période visée. Il a fallu des prolongations de délai de 30 jours pour dix-huit (18) demandes pour des raisons de consultation et de recherche auprès d'autres organismes gouvernementaux et de tierces parties. Une prolongation de délai de plus de 31 jours a été requise dans le cas de trente-sept (37) demandes pour terminer le travail. Le BST a traité quatre-vingts (80) des quatre-vingt-dix (90) demandes dans le délai prévu, c'est–à-dire à l'intérieur d'une limite de 30 jours ou de la période de prolongation.

Au cours de la période visée par le rapport, l'unité AIPRP a procédé à la recherche, à la préparation et à l'examen de 57 810 pages de renseignements, à la reproduction et à la communication de 24 803 pages d'information, y compris la reproduction de photographies, de bandes vidéo et de disques CD-ROM contenant des photographies numériques.

En 2003-2004, le temps moyen nécessaire pour le traitement d'une demande a été de 50,8 jours civils, ce qui représente une augmentation de 31 p. cent par rapport aux 38,7 jours civils qui ont été nécessaires, en moyenne, pour le traitement d'une demande officielle en 2002-2003. Cependant, le nombre de pages par demande s'est accru en moyenne de 155 p. cent, passant de 252 pages au cours de l'exercice 2002-2003 à 642 pages pour la période visée par le rapport. Un autre facteur contributif de la prolongation du temps de traitement a été l'augmentation du volume d'autres types de travail pour l'unité AIPRP. Outre le plus grand nombre de demandes officielles, il y a eu une augmentation du nombre de demandes officieuses. D'autre part, le personnel de l'unité a participé directement à la prestation de séances de formation et de sensibilisation en matière d'AIPRP à l'intention du personnel du BST.

2.3 Frais

Selon sa politique de perception de frais pour l'AIPRP mise en œuvre le 1^er janvier 2001, le BST a perçu des frais de demande et de reproduction de 1 886,40 $. Le BST conserve le droit de réduire ou de renoncer à percevoir les frais. Il évalue le montant à verser au cas par cas en se fondant sur les critères énoncés dans sa politique. De même, à l'instar de la plupart des ministères, le BST annule les frais, sauf les frais de demande, si le montant à payer est inférieur à 25 $.

2.4 Demandes officieuses

Pendant la période visée par le rapport, l'unité AIPRP a reçu 245 demandes officieuses et a envoyé 13 172 pages de renseignements aux requérants, ce qui représente 82 demandes officieuses de plus qu'au cours de la période précédente. Cela est attribuable en partie aux séances de formation et de sensibilisation en matière d'AIPRP offertes au personnel du BST en 2003-2004. Le personnel connaissant mieux le rôle de l'unité AIPRP, il a peut-être été plus enclin à orienter les requérants vers cette unité.

En 2001-2002, le traitement des demandes de publications du BST a été transféré à la Division des communications du BST. Celle-ci non seulement répond à toutes les demandes de publications du BST mais invite également les clients du BST à accéder aux renseignements par son entremise plutôt que d'utiliser le processus officiel d'AIPRP.

Bon nombre des publications du BST sont accessibles sur le site Web du BST, notamment les rapports d'enquête, les études de sécurité, les rapports statistiques, les communiqués et les rapports d'étape (Le point sur l'enquête). Chaque jour, en moyenne, 49 212 requêtes de fichier sont enregistrées sur le site Internet du BST lors d'en moyenne 1 863 visites. Au cours de la période visée par le rapport, la Division des communications a répondu à 1 357 demandes de renseignements faites par l'entremise du site du BST.

En 2003-2004, la Division de la macro-analyse a répondu à 632 demandes d'information concernant la base de données du BST sur les événements de transport. Cette information est plus complexe que celle qui se trouve sur le site Internet du BST. La Division a consulté le personnel de l'AIPRP, le cas échéant, pour s'assurer de ne divulguer aucun renseignement protégé, par inadvertance.

Il est à noter que les chiffres présentés ici ne comprennent pas les demandes officieuses traitées directement par les autres unités administratives du BST, que ce soit au sein de l'administration centrale ou dans les bureaux régionaux.

2.5 Plaintes et enquêtes

Une plainte déposée au cours de l'exercice 2001-2002 a été résolue au cours de l'exercice visé par le présent rapport. La plainte soumise au Commissariat à l'information du Canada portait sur les exemptions du BST pour une demande liée à un événement survenu à l'étranger. Le requérant demandait la divulgation complète d'un dossier d'enquête du gouvernement du Mexique sur un accident d'aviation survenu à Toluca (Mexique) en mars 2000. Le BST avait un représentant agréé sur place. Les responsables du BST ont eu des entretiens avec des membres du gouvernement du Mexique dans le cadre de l'enquête, qui ont précisé qu'en aucune circonstance le gouvernement du Mexique ne permet la divulgation de quelque dossier que ce soit (y compris les conclusions de son enquête) au public ou à un gouvernement étranger. Les documents ont été exemptés en vertu de l'alinéa 13(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information. En raison de cette plainte et du fait que des membres du gouvernement des États-Unis faisaient partie de l'équipe d'enquête, le BST a consulté le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) qui, à son tour, a consulté le gouvernement des États-Unis. Suite à ces consultations, le MAECI a recommandé que le BST publie certaines photographies, mais a maintenu l'exemption d'un document. Le Commissariat à l'information du Canada a accepté l'argument, et la plainte a été classée.

Une (1) autre plainte, soumise également durant l'exercice 2001–2002 au Commissariat à l'information du Canada, a été reportée à la période visée par le présent rapport et fait toujours l'objet d'enquête. La plainte concerne les exemptions invoquées par le BST aux termes des paragraphes 16(1) et 19(1) de la Loi sur l'accès à l'information, relativement à une demande de divulgation d'une copie complète du dossier d'enquête portant sur un accident d'aviation survenu dans la République des Maldives en décembre 1999. Le gouvernement des Maldives a mené l'enquête sur l'accident, et le BST avait un représentant agréé sur place. Une partie des renseignements a fait l'objet d'un refus de divulgation en vertu des exemptions en question, mais plus de 700 pages d'information dont le BST est responsable ont été communiquées au requérant. L'invocation par le BST d'une exemption en vertu de l'alinéa 16(1)c) de la Loi a été contestée, puisque l'information a trait à des observations confidentielles provisoires. Le Commissariat à l'information du Canada poursuit son examen de nos arguments dans le cas de cette plainte.

Au cours de la période visée par le présent rapport, une (1) plainte a été déposée auprès du Commissariat à l'information. Elle portait sur la décision du BST de refuser de communiquer des copies de tous les rapports présentés au système de rapports confidentiels du BST, Securitas, concernant des événements aéronautiques et ferroviaires pour la période du 1^er septembre 2002 au 1^er août 2003. Le BST a rejeté la demande aux termes des paragraphes 16(1) et 19(1) ainsi que de l'article 24 de la Loi sur l'accès à l'information. En vue de résoudre la plainte, le BST a préparé et remis au requérant des résumés de chaque rapport. L'information a été envoyée au requérant et, à la fin de la période visée par le présent rapport, nous sommes toujours dans l'attente d'une réponse du Commissariat à l'information.

2.6 Appels en Cour fédérale

Quatre (4) demandes de révision par la Cour fédérale ont été déposées au cours de l'exercice financier 2002-2003 et reportées au présent exercice. Les quatre demandes concernaient des bandes et des transcriptions du contrôle de la circulation aérienne (ATC) et l'application des paragraphes 19(1) et 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information. Les quatre cas sont en suspens et doivent faire l'objet de révision en même temps. NAVCAN s'est vu accorder le statut de cointimé avec le BST pour ces cas.

2.7 Formation et sensibilisation

Les agents de l'AIPRP du BST ont assisté à divers ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor pendant l'exercice financier. Ces ateliers ont permis aux membres du personnel de l'AIPRP de recevoir de l'information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l'AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance et sur des outils d'apprentissage qui aideraient à améliorer les normes de service dans leur domaine.

Le personnel de l'AIPRP a également organisé des séances de sensibilisation à l'intention de tous les employés du BST à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux. Ces séances portaient sur la gestion des dossiers ainsi que sur l'AIPRP, sur les exigences propres à l'ensemble du gouvernement fédéral et sur les pratiques spécifiques au BST qui s'y rattachent. Cette approche s'est avérée grandement efficace : les employés ont d'abord appris de quoi sont constitués les dossiers du gouvernement et en quoi consiste leur obligation de les gérer, puis ils ont été informés des exigences qui entourent la divulgation de l'information et la protection des renseignements personnels. Les séances ont été très bien accueillies et ont permis au personnel de l'AIPRP d'obtenir de la rétroaction, ce qui l'aidera à améliorer la prestation des services offerts aux employés et au public.

2.8 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Conseil du Trésor se trouvent à l'annexe A.

3.1 Délégation de pouvoir

Une délégation de pouvoir a été établie, comme l'exige la loi. Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le « responsable d'institution fédérale », en vertu de l'article 3 de la Loi, est le directeur exécutif. Ce dernier a délégué au directeur général de l'analyse et des stratégies de l'information ainsi qu'à la gestionnaire de la Division de la gestion de l'information les pouvoirs jugés nécessaires pour l'administration efficace des programmes. Ces deux personnes s'assurent que le BST s'acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme.

3.2 Demandes de renseignements personnels

Au cours de la période visée, le BST a reçu et traité douze (12) demandes officielles de renseignements personnels, contre cinq (5) au cours de l'exercice précédent. L'information demandée a été intégralement communiquée à quatre (4) des requérants alors qu'elle a été divulguée en partie à huit (8) requérants en vertu de l'alinéa 22(1)c) et de l'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les douze (12) demandes ont été traitées à l'intérieur du délai de 30 jours prévu dans la loi.

La politique de transparence du BST prévoit la communication de renseignements aux particuliers sans qu'il ne leur soit nécessaire d'invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les agents du personnel et le personnel de soutien traitent ces demandes dans le cadre de leurs fonctions habituelles.

Le BST prend soin de respecter les exigences prévues dans la loi relativement à la protection des renseignements personnels placés sous son contrôle. À cet effet, il s'assure que les employés sont conscients de leurs responsabilitéés relatives à la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l'exercice de leurs fonctions et qu'ils respectent le code des pratiques équitables en matière de renseignement que prévoit la loi.

3.3 Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n'a été reçue au cours de la période visée par le rapport.

3.4 Formation et sensibilisation

Le personnel de l'AIPRP reçoit une formation continue en cours d'emploi. Au cours de la période visée par le rapport, deux membres du personnel ont assisté à un cours de trois jours offert sur la Protection des renseignements personnels qui couvrait les grandes questions de l'heure dans ce domaine et offrait une mise à jour des récents cas en instance et de leurs répercussions sur la façon d'appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le personnel de l'AIPRP a également assisté à l'atelier annuel de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (ACAP).

Fidèles à leur rôle en matière de formation, les membres du personnel de l'AIPRP ont organisé des séances de sensibilisation à l'intention de tout le personnel du BST (y compris des séances dans les bureaux régionaux). Ces séances ont permis aux participants de se renseigner sur la gestion des dossiers et sur l'AIPRP, ainsi que sur les exigences propres à chacun de ces deux éléments dans l'ensemble du gouvernement. Ces séances ont été très bien accueillies par les participants. Elles ont permis au personnel de l'AIPRP de recevoir de la rétroaction qui servira à améliorer la prestation des services offerts aux employés et au public.

3.5 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Conseil du Trésor se trouvent à l'annexe B.

Date de modification :

2012-07-09