Plan d'action de la direction, vérification des contrôles de base du Bureau de la sécurité des transports du Canada, mars 2013

1. Le BST devrait veiller à ce qu’une attestation signée des responsabilités relatives à la carte d’achat (y compris les restrictions applicables à la carte d’achat et les modifications apportées aux limites de la carte) soit versée au dossier.

Les constatations concernant l’absence d’entente signée par les titulaires et de la documentation des augmentations apportées aux limites de la carte remontent généralement aux cartes délivrées en 2007. Les pratiques de conservation des documents au cours des dernières années se sont beaucoup améliorées. La Gestion des finances a examiné toutes les cartes d’achat en vigueur et a veillé à ce que les ententes avec les titulaires et les limites autorisées soient conservées dans les dossiers de la Division des finances et de l’administration.

Gestionnaire, Finances et Administration

Terminé – janvier 2013

2. Le BST devrait veiller à ce que les avances comptables fassent l’objet d’un rapprochement mensuel et à verser la preuve de ce rapprochement au dossier.

En raison de la valeur relativement faible des fonds de petite caisse et de la fréquence de renflouement, le BST n’a pas exigé des administrateurs de petite caisse qu’ils effectuent des rapprochements mensuels étant donné le faible risque de pertes. Le BST accepte de modifier son formulaire de renflouement de petite caisse afin de préciser que la signature du gestionnaire de centre de responsabilité atteste qu’il a effectué un rapprochement. Le BST examinera aussi ses procédures pour veiller à ce qu’elles incorporent des contrôles adéquats et proportionnels aux risques en cause.

Gestionnaire, Finances et Administration

Mars 2013

3. Le BST devrait élaborer des processus opérationnels et verser des documents au dossier pour s’assurer que :

• la méthode de sélection et les critères d’évaluation des offres sont clairement définis dans le document d’appel d’offres pour les marchés concurrentiels avant la présentation de la demande de propositions;
• l’évaluation des propositions et la sélection des entrepreneurs sont menées conformément aux critères préétablis figurant dans la demande de propositions pour démontrer que l’évaluation a été menée de manière ouverte, équitable et transparente;
• l’évaluation de l’offre et un rapport d’évaluation sont versés au dossier;
• les évaluations des contrats sont signées par au moins deux évaluateurs clairement désignés;
• les modifications du contrat sont justifiées et approuvées avant l’échéance du contrat d’origine.

• Le BST dispose de procédés opérationnels pour veiller à ce que les méthodes de sélection et les critères d’évaluation des offres soient bien définis pour les marchés concurrentiels. Le BST convient que dans le seul cas mentionné le document d’appel d’offres était imprécis. Les leçons tirées de ce processus d’appel d’offres ont fait l’objet de discussions avec le gestionnaire de centre de responsabilité et l’agent d’approvisionnement.
• Les évaluations du BST sont actuellement bien définies et menées conformément aux critères d’évaluation préétablis. La vérification reproche au BST de ne pas avoir vérifié les habilitations de sécurité de tous les soumissionnaires lorsque l’habilitation de sécurité était un critère obligatoire. La lacune  était que le BST aurait dû indiquer que l’habilitation de sécurité était une condition à l’attribution du marché, et non un critère obligatoire. Ce changement dans la façon de faire a été mis en place.
• Le BST dispose de processus pour veiller à ce que l’évaluation de chaque offre soit versée au dossier. Toutefois, le BST n’avait pas comme pratique de préparer une évaluation sommaire de tous les soumissionnaires lorsque l’identification du soumissionnaire choisi était claire (p. ex., seulement un soumissionnaire conforme ou peu de critères d’évaluation). Le personnel du BST chargé de l’approvisionnement inclut maintenant un rapport d’évaluation sommaire dans tous les dossiers de marchés concurrentiels pour lesquels une demande de propositions a été lancée.
• Les évaluations de chaque offre ont toujours été signées par les évaluateurs. Le BST est d’accord que les rapports d’évaluation sommaire devraient être signés par au moins deux évaluateurs. L’agent d’approvisionnement veillera à ce que leurs signatures figurent sur le rapport d’évaluation sommaire.
• Le BST dispose d’un processus de suivi des contrats pour s’assurer que les modifications soient approuvées avant l’échéance du contrat d’origine. Toutefois, il y a des circonstances où le BST et le fournisseur ne sont pas en mesure de s’entendre sur une modification avant l’échéance du contrat (p. ex., désaccord relativement au rendement du fournisseur). Le BST est d’accord avec la recommandation visant à améliorer la documentation de la justification des modifications du contrat. Le formulaire de demande de modification a déjà été modifié de manière à inclure un nouveau champ obligatoire : Justification de la modification.

Gestionnaire, Finances et Administration

Terminé – octobre 2012

Terminé – avril 2012

Terminé – avril 2012

Terminé – avril 2012

Terminé – avril 2012

4. Le BST devrait veiller à ce que la justification de l’autorisation subséquente des frais de déplacement soit versée au dossier.

Le BST est d’accord avec la recommandation. De par la nature du mandat de l’organisme, les enquêteurs du BST doivent se rendre d’urgence à toute heure du jour sur les lieux d’un événement. Les gestionnaires de centre de responsabilité et leurs agents administratifs se verront rappeler la nécessité d’inclure les pièces justificatives avec leurs demandes de remboursement des frais de déplacement pour justifier l’autorisation subséquente de ces frais.

Gestionnaire, Finances et Administration

Terminé – octobre 2012

5. Le BST devrait veiller à ce que la vérification des comptes pour les activités d’accueil soit effectuée par un délégataire qui n’a pas assisté à l’événement.

DG, Services intégrés

Terminé – janvier 2013

6. Le BST devrait veiller à ce que les évaluations de la sécurité et les niveaux de fiabilité soient définis et déterminés comme étant des conditions d’emploi pour les employés occasionnels.

Cette observation de la vérification se rapporte au fait qu’en 2010-2011, des lettres d’offre d’emploi à des employés occasionnels ne précisaient pas qu’une habilitation de sécurité était une condition d’emploi. Dans la pratique toutefois, des habilitations de sécurité étaient obtenues pour les employés occasionnels. Au cours de l’année 2011-2012, les modèles de lettre d’offre d’emploi ont été modifiés, et les lettres concernant un poste occasionnel indiquent maintenant qu’une habilitation de sécurité est une condition d’emploi. Ainsi, le conseiller en RH s’assure que l’habilitation de sécurité du candidat est valide avant de transmettre la lettre d’offre d’emploi au gestionnaire subdélégué pour signature.

Gestionnaire, RH

Terminé – octobre 2012

7. Le BST devrait veiller à ce que des procédures adéquates relatives au départ soient suivies et consignées.

Le BST a établi et documenté les procédures relatives au départ. La constatation de la vérification se rapporte au fait que le formulaire de départ n’a pas été utilisé pour les employés occasionnels, puisqu’on ne leur remet pas de biens organisationnels (p. ex., téléphone cellulaire, BlackBerry). Le BST exige maintenant que les gestionnaires de centre de responsabilité remplissent le formulaire de départ pour tous les employés occasionnels.

Gestionnaire Finances et Administration

Terminé –
avril 2012

8. Le BST devrait veiller à verser au dossier la documentation appropriée démontrant que les opérations de paiement et de règlement ont eu lieu avant le versement du paiement, et veiller à vérifier l’exactitude du paiement demandé.

Le BST est d’accord avec la constatation. La vérification a relevé des cas où la signature de la section 33 était datée postérieurement à la date du versement du paiement. Ces constatations ne se rapportent qu’à des transactions approuvées par un seul employé, qui agissait en l’absence d’un autre. L’employé a examiné les transactions et a ensuite procédé à l’autorisation en ligne, mais sans porter attention à la signature et à la date des documents. Cet employé a été informé de l’importance de documenter les approbations avec exactitude. Le BST va élaborer des instructions étape par étape pour l’application de la section 33 afin d’assurer que la documentation soit complète.

Gestionnaire, Finances et Administration

Terminé – octobre 2012

9. Le BST devrait veiller à ce que les engagements de dépenses soient effectués par une personne ayant la délégation de pouvoir nécessaire pour le faire avant que les dépenses ne soient engagées et à ce que la documentation soit versée au dossier, en particulier pour ce qui est du processus d’administration de la paye.

Le BST dispose de contrôles pour veiller à ce que les engagements de dépenses soient effectués par une personne ayant la délégation de pouvoir nécessaire pour le faire avant que les dépenses ne soient engagées. Cette recommandation couvre certaines constatations notées ci-dessus, et les mesures correctives appropriées sont précisées ci-dessus. Pour l’administration de la paye, l’observation de la vérification porte sur la fourniture de pièces justificatives documentées pour l’approbation préalable. Le BST va examiner des possibilités d’améliorer les preuves documentées de l’approbation préalable des dépenses par un délégataire et apportera des changements s’il y a lieu.

Gestionnaire, Finances et Administration

Gestionnaire, Ressources humaines