Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels du 1^er avril 2023 au 31 mars 2024

Introduction

En vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi. Le rapport vise la période du 1^er avril 2023 au 31 mars 2024.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement aux renseignements personnels que les institutions gouvernementales telles que le BST possèdent à leur sujet et de fournir un droit d’accès à leur information.

La Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mandat consiste à promouvoir la sécurité du transport aérien, ferroviaire, maritime et pipelinier :

• en procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur des événements de transport sélectionnés afin d’en dégager les causes et les facteurs contributifs;
• en constatant les lacunes de la sécurité mises en évidence par de tels événements;
• en émettant des recommandations sur les moyens d’éliminer ou de réduire ces lacunes;
• en publiant des rapports sur nos enquêtes et en présentant les conclusions qu’on en tire.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le BST, veuillez consulter notre site Web à l’adresse bst.gc.ca.

Le BST administre et remplit ses obligations relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l’information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au Code de pratiques équitables en matière de gestion des renseignements personnels énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les versions française et anglaise du présent rapport ont été présentées et déposées au Parlement.

Organisation du Bureau de l’AIPRP

Au cours de l’exercice 2023-2024, le directeur général des Services intégrés a assumé les responsabilités de coordonnateur de l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP a été réorganisé, passant de quatre à cinq postes à temps plein : un (1) agent d’arrivage, trois (3) analystes de l’AIPRP et un (1) gestionnaire de l’AIPRP. De l’aide temporaire a été apportée par un expert-conseil.

Le Bureau de l’AIPRP aide le BST à respecter les exigences de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• en administrant de façon centralisée les demandes formelles présentées en vertu de la Loi et les demandes informelles;
• en fournissant des conseils fonctionnels et une orientation aux employés en ce qui concerne la gestion de l’information et la protection des renseignements personnels relevant du contrôle du BST;
• en menant des consultations avec les demandeurs, les tiers, les employés du BST et les représentants du Commissariat à la protection de la vie privée, et en y répondant;
• en dispensant la formation et la sensibilisation à l’AIPRP;
• en menant des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP);
• en consignant et en gérant les atteintes à la vie privée;
• en communiquant avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et les commissariats à l’information et à la protection de la vie privée du Canada au sujet des exigences des lois et des politiques, des plaintes et des enquêtes.

Délégation de pouvoirs

Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la personne « responsable d’institution fédérale », en vertu de l’article 3, est le président ou la présidente du BST. Les titulaires des postes de directeur général des Services intégrés et de gestionnaire de l’AIPRP se sont vu déléguer par le président ou la présidente les pouvoirs jugés nécessaires pour l’administration efficace de la Loi. Ces employés s’assurent que le BST s’acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme. La délégation de pouvoirs a été mise à jour en décembre 2023. Un exemplaire de l’arrêté de délégation se trouve à l’annexe A.

Rendement en 2023-2024

Les demandes officielles de renseignements personnels reçues par le BST proviennent principalement de pilotes de ligne canadiens qui veulent savoir s’ils sont nommés dans un événement qui a été signalé au BST. En effet, certaines compagnies aériennes internationales exigent ces informations comme condition préalable d’emploi. En outre, certains employés demandent d’avoir accès à leurs renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP a reçu vingt-cinq (25) nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2023-2024, et une (1) demande était en suspens depuis l’exercice précédent. À titre de comparaison, au cours de l’exercice 2022-2023, notre bureau avait reçu quatorze (14) demandes formelles de renseignements personnels, contre dix (10) en 2021-2022 et vingt-deux (22) en 2020-2021.

Parmi les vingt-cinq (25) demandes fermées en 2023-2024, nous avons communiqué entièrement les documents dans cinq (5) cas (20 %) et les avons communiqués en partie dans deux (2) cas (8 %); les documents n’existaient pas dans quatorze (14) cas (56 %); et quatre (4) cas (16 %) ont été abandonnés. Une (1) demande a été reportée à l’exercice financier suivant.

Parmi les demandes fermées au cours de l’exercice, notre bureau en a traité quinze (15) dans un délai de 1 à 15 jours, huit (8) dans un délai de 16 à 30 jours, et deux (2) dans un délai de 31 à 60 jours. Le délai moyen pour traiter une demande a été de quinze (15) jours civils au cours de l’exercice 2023-2024, comparativement à neuf (9) en 2022-2023, à quatorze (14) en 2021-2022 et à trente-trois (33) en 2020-2021.

Au cours de la période en question, le Bureau de l’AIPRP a procédé à la recherche, au traitement et à l’examen de quatre-vingt-six (86) pages de renseignements, et à la reproduction et à la communication soixante-seize (76) pages de renseignements. Au cours des exercices précédents, notre bureau avait examiné onze (11) pages de renseignements et communiqué les onze (11) pages en 2022-2023; sept cent quatre-vingt-quatre pages (784) avaient été examinées et deux cent quatre-vingt-douze (292) pages avaient été communiquées en 2021‑2022; et mille neuf cent trente-quatre (1934) pages avaient été examinées et sept cents (700) pages avaient été communiquées en 2020-2021. La variation du nombre de pages examinées d’un exercice à l’autre s’explique par les différents types de demandes reçues et si des demandes d’employés sont reçues pour avoir accès à leurs renseignements personnels.

Le BST autorise la communication informelle de renseignements personnels à ses employés sans qu’il soit nécessaire de déposer une demande formelle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les employés des Ressources humaines traitent ces demandes dans le cadre de leurs fonctions habituelles. Le BST prend soin de respecter les exigences prévues dans la Loi relativement à la protection des renseignements personnels dont il a la gestion. Pour ce faire, il s’assure que les employés sont conscients de leurs responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions et qu’ils respectent le Code de pratiques équitables en matière de gestion des renseignements personnels prévu par la Loi.

Le Commissariat à la protection de la vie privée n’a pas avisé le BST de plaintes concernant nos dossiers en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Bureau de l’AIPRP n’a prorogé aucun des dossiers traités en vertu de l’article 15 de la Loi. Le Bureau de l’AIPRP du BST a opéré normalement en 2023-2024, utilisant pleinement des outils numériques et le modèle hybride de travail.

Formation et sensibilisation

Le BST offre un programme d’orientation destiné aux nouveaux employés qui comprend une formation de sensibilisation à l’AIPRP. De plus, le BST exige que tous les membres du personnel suivent des séances de formation complètes sur l’AIPRP données par le Bureau de l’AIPRP. Au cours de l’exercice 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP n’a offert aucune séance de formation; toutefois, les nouveaux employés du BST ont dû suivre le cours intitulé « Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels » offert par l’École de la fonction publique du Canada. Par ailleurs, les employés affectés à l’AIPRP ont donné des formations informelles et des conseils aux employés du BST, selon les besoins.

Compte tenu des responsabilités et des exigences en matière de connaissances du Bureau de l’AIPRP du BST, la courbe d’apprentissage de ses employés est longue. Ainsi, une formation continue leur est offerte en cours d’emploi afin de s’assurer qu’ils possèdent des connaissances solides et à jour relativement aux exigences et aux procédures de l’AIPRP ainsi qu’aux activités du BST. Dans ce contexte, le personnel du Bureau de l’AIPRP a participé à toutes les réunions de la communauté de l’AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2023-2024. Ces réunions permettent toujours aux membres du personnel affectés à l’AIPRP d’obtenir des renseignements utiles sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la communauté de l’AIPRP, des mises à jour sur les plaintes et les affaires judiciaires récentes, ainsi que des outils pour améliorer les normes de service dans leur domaine. De plus, les employés affectés à l’AIPRP ont participé aux séances d’examen approfondi sur les exemptions, organisées et dispensées par le Bureau de développement communautaire de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du SCT.

Politiques, lignes directrices et procédures

Il n’y a pas eu de changement apporté par le BST aux politiques, aux lignes directrices et aux procédures au cours de l’exercice 2023-2024.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Au cours de l’exercice 2023-2024, le BST a adopté un nouveau système de suivi appelé ATIP Xpress (AX), qui avait déjà été approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Le nouveau système de suivi AX vise à rationaliser le traitement des demandes d’AIPRP en réduisant le temps consacré aux dossiers grâce à la suppression automatique des entrées en double dans le système et à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour suggérer les renseignements de nature sensible. Le système AX prend en charge le téléversement et le traitement de la plupart des types de fichiers. Les dossiers d’atteinte à la vie privée sont également consignés et traités dans le système AX. Tous les dossiers d’AIPRP de 2023-2024 ont été traités dans le nouveau système de suivi, ce qui fait du BST l’un des rares ministères fédéraux à l’avoir adopté et à fonctionner entièrement dans le nouveau système à l’heure actuelle.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Aucune plainte n’a été soumise au commissaire à la protection de la vie privée en 2023-2024 en ce qui concerne les demandes d’information sur la vie privée du BST.

Atteintes substantielles à la vie privée

Le BST n’a pas connu d’atteinte substantielle à la vie privée au cours de l’exercice 2023-2024.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Le BST a entamé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de l’exercice 2023-2024 afin de modifier une EFVP existante. La nouvelle EFVP vise à évaluer et à gérer les risques d’atteinte à la vie privée, ainsi que l’incidence associée au programme d’enquête du BST.

Communications d’intérêt public

Au cours de l’exercice 2023-2024, le BST n’a communiqué aucun renseignement d’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Surveillance de la conformité

Le BST surveille les demandes d’accès aux renseignements personnels au moyen de réunions bilatérales hebdomadaires entre le coordonnateur de l’AIPRP et le gestionnaire de l’AIPRP, au cours desquelles l’état des demandes en cours est examiné. Le gestionnaire de l’AIPRP rencontre régulièrement chaque analyste de l’AIPRP au sujet du traitement des demandes en cours. Toute question importante est soulevée auprès de l’administrateur en chef des opérations de façon ponctuelle.

Les détails statistiques figurent à l’annexe B.

Nombre de prorogations prises	15(a)i) Entrave au fonctionnement de l’institution				15 (a)ii) Consultation			15b) Traduction ou cas de transfert
	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Grand nombre de pages	Grand volume de demandes	Les documents sont difficiles à obtenir	Documents confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
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Durée des prorogations	15(a)i) Entrave au fonctionnement de l’institution				15 (a)ii) Consultation			15b) Traduction ou cas de transfert
	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Grand nombre de pages	Grand volume de demandes	Les documents sont difficiles à obtenir	Documents confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
De 1 à 15 jours	0	0	0	0	0	0	0	0
De 16 à 30 jours	0	0	0	0	0	0	0	0
31 jours ou plus	S/O	S/O	S/O	S/O	S/O	S/O	S/O	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0