Vérification des contrôles de base du Bureau de la sécurité des transports du Canada, janvier 2013

Bureau du contrôleur général

Pourquoi est-ce important?

La population canadienne s’attend à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement et qu’il rende des comptes à l’égard de la gestion prudente des deniers publics, la protection des biens publics, ainsi que l’utilisation efficace, efficiente et économique des ressources publiques. Elle s’attend également à ce que des rapports fiables et transparents soient préparés en vue d’illustrer de quelle façon le gouvernement utilise les deniers publics afin d’obtenir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux agissent à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère et organisme respectif. En leur qualité d’administrateur des comptes, les administrateurs généraux ont comme responsabilités de veiller à ce que les ressources de l’organisation soient organisées de manière à atteindre les objectifs de l’organisation, et ce, conformément aux politiques et procédures du gouvernement, de vérifier que des systèmes efficaces de contrôle interne sont en place, de signer les comptes ministériels et de s’acquitter d’autres responsabilités particulières énoncées dans des lois et des règlements aux fins de l’administration de leur ministère ou de leur organisme.

La vérification des contrôles de base est importante puisqu’elle permet aux administrateurs généraux d’avoir l’assurance que les contrôles de base de la gestion financière sont efficaces au sein de leurs organisations. La réalisation d’un tel exercice permet aux administrateurs généraux de prendre connaissance du niveau de conformité de leur organisation par rapport aux principales exigences contenues dans les lois, les politiques et les directives financières.

Au sujet du Bureau de la sécurité des transports du Canada

Le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est un organisme indépendant créé en 1990 aux termes de la Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports. Il mène ses activités sans lien de dépendance avec les autres ministères et organismes gouvernementaux pour veiller à ce qu’aucun conflit d’intérêts réel ou perçu n’existe. Le mandat du BST consiste à promouvoir la sécurité du transport. Pour ce faire, il mène des enquêtes indépendantes sur des événements de transport choisis. Ces enquêtes visent à déterminer les causes et les facteurs ayant contribué à l’événement, ainsi que les lacunes au plan de la sécurité qui en ressortent. Le BST formule ensuite des recommandations en vue d’accroître la sécurité et de réduire ou d’éliminer les risques pour les personnes, les biens et l’environnement.

Le champ de compétence du BST englobe tous les événements du transport aérien, maritime, ferroviaire et du transport par pipeline qui surviennent au Canada ou au-dessus du Canada, et qui relèvent du gouvernement fédéral. Le BST peut aussi représenter les intérêts du Canada dans le cadre d’enquêtes à l’étranger sur des accidents mettant en cause des aéronefs, des navires ou des véhicules pour voies ferrées enregistrés, immatriculés ou fabriqués au Canada. En outre, le BST s’acquitte de certaines des obligations du Canada se rapportant à la sécurité du transport auprès de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI) et de l’Organisation maritime internationale (OMI).

Pour l’exercice 2010-2011, le BST avait prévu des dépenses d’environ 30 millions de dollars et des ressources humaines correspondant à 235 équivalents temps plein (ETP).

Objectif et portée de la vérification des contrôles de base

La présente vérification visait à déterminer si les contrôles de base exercés sur la gestion financière au BST assuraient la conformité aux exigences principales contenues dans les lois, politiques et directives en matière financière choisies^{Note de bas de page 1}.

La vérification portait sur des opérations financières, des dossiers et des processus du BST. Les opérations ont été sélectionnées à partir de l’exercice financier 2010-2011. La vérification consistait en l’examen d’un échantillon d’opérations correspondant à chacune des politiques et directives sélectionnées. L’annexe A contient une liste complète des politiques et directives incluses dans la portée de la vérification, et indique la conformité globale au regard des aspects vérifiés.

La Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales a été exclue de la portée de la présente vérification étant donné que le Bureau du vérificateur général a déjà examiné ce point pour la même période.

Conformité aux normes professionnelles

La présente vérification a été réalisée conformément aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada. Une inspection des pratiques n’a pas été menée.

Constatations et conclusions de la vérification

Les contrôles de base de la gestion financière appliqués aux opérations prises en compte au BST a permis de constater la conformité^{Note de bas de page 2} aux principales exigences de 5 des 11 politiques et directives, et respectent en partie les exigences de 2 des 11 politiques, directives et lois connexes examinées. En outre, le BST ne respectait pas les exigences de 4 politiques et directives évaluées.

Les instruments de délégation du BST sont adéquats, à jour et approuvés conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses. Par ailleurs, les employés visés par la vérification avaient suivi la formation requise, en conformité avec les exigences régissant la gestion financière, la passation de marchés et les ressources humaines. Les opérations relatives à la rémunération au rendement examinées étaient dûment administrées et approuvées par des personnes auxquelles les pouvoirs requis à cet égard avaient été délégués. Dans le cas de toutes les opérations examinées, les cartes d’achat ont été utilisées dans le cadre d’activités gouvernementales autorisées. En ce qui concerne quelques–uns des comptes de titulaires de cartes examinés, aucune convention de titulaire n’avait été versée au dossier et, parfois, la limite de crédit avait été augmentée sans que des pièces justificatives ou des autorisations n’aient été versées au dossier.

Les avances comptables examinées ont été établies pour des raisons appropriées et ont servi aux fins pour lesquelles elles ont été émises. Bien qu’une personne autre que le dépositaire ait procédé à une vérification des comptes au moment où les fonds de la petite caisse devaient être renouvelés, il n’y avait aucune preuve d’une vérification périodique des fonds, comme un dénombrement physique, ni de preuves de l’exécution d’un rapprochement mensuel en bonne et due forme.

Les frais de déplacement en service commandé examinés étaient généralement administrés de manière à appliquer des pratiques équitables, raisonnables et modernes. De plus, tous les frais de déplacement des hauts fonctionnaires fédéraux désignés avaient fait l’objet d’une divulgation proactive. Dans certains cas, la justification de l’autorisation a posteriori du voyage ne figurait pas au dossier.

En ce qui concerne la passation de marchés, des documents avaient été versés au dossier à l’appui du recours à des marchés non concurrentiels et le mode satisfaisant de passation de marchés avait été choisi et utilisé, conformément aux modalités établies, pour les opérations examinées. Toutefois, les critères d’évaluation des soumissions n’étaient pas toujours inclus dans les documents de la demande de propositions ayant servi à sélectionner les entrepreneurs. De plus, dans certains cas, les rapports d’évaluation n’étaient pas signés par tous les évaluateurs. Enfin, la justification des modifications apportées aux marchés n’avait pas toujours été versée au dossier, et certaines de ces modifications avaient été effectuées après la date d’échéance du marché.

Au chapitre de l’accueil, les activités d’accueil ont été planifiées et réalisées de façon économique et appropriée afin de faciliter les activités du gouvernement, et ce, tout en tenant compte des circonstances entourant chaque activité. Les frais d’accueil des hauts fonctionnaires désignés ont été adéquatement consignés et ont fait l’objet d’une divulgation proactive. Toutefois, certains des frais d’accueil examinés ont été certifiés par une personne à qui les pouvoirs requis n’avaient pas été délégués, et certaines approbations ont été données après la tenue de l’événement. De plus, dans certains cas, la vérification des comptes avait été effectuée par une personne ayant participé à l’activité, et aucune contre-signature ne figurait au dossier.

Dans le cas des opérations choisies se rattachant aux employés occasionnels, les évaluations de sécurité et le niveau de fiabilité n’ont pas été définies ni déterminées à titre de conditions d’emploi. En matière d’administration de la paye, on a constaté qu’aucune approbation n’avait été versée au dossier pour les opérations relatives au temps supplémentaire examinées et on n’a trouvé aucune preuve de la vérification du paiement et du règlement effectuée à l’égard des opérations de paye examinées. Aussi, les procédures de départ n’ont pas toujours été suivies.

En ce qui concerne les dépenses et le contrôle des engagements, dans le cas de plusieurs des opérations examinées, aucun élément probant ne montrait qu’elles avaient été approuvées par une personne dûment autorisée. Enfin, on n’a trouvé aucune preuve de vérification des comptes pour les opérations de paye examinées.

Recommandations

La présidente du BST devrait :

1. Veiller à ce que les détenteurs de carte reconnaissent par écrit leurs responsabilités à l’égard de la détention d’une carte d’achats et à ce que les modifications aux limites des cartes d’achats soient conservées dans les dossiers
2. Veiller à ce que les avances comptables soient rapprochées chaque mois et à ce que les preuves du rapprochement soient conservées au dossier.
3. Mettre au point des processus opérationnels et conserver la documentation au dossier afin que :
   • que la méthode de sélection et les critères d’évaluation des soumissions soient clairement énoncés dans le document de l’appel d’offres pour les marchés concurrentiels, avant la diffusion de la DP;
   • l’évaluation des propositions et la sélection de l’entrepreneur soient effectuées conformément aux critères préétablis qui sont énoncés dans la DP afin de montrer que l’évaluation a été menée selon une approche ouverte, équitable et transparente;
   • l’évaluation de la soumission soit justifiée par des documents versés au dossier et accompagnée du rapport d’évaluation;
   • l’évaluation du marché soit signée par au moins deux évaluateurs explicitement identifiés;
   • les modifications du marché soient justifiées et signées avant l’échéance du marché d’origine.
4. S’assurer que la justification de l’autorisation a posteriori de voyager figure au dossier.
5. Veiller à ce que les opérations relatives à toute activité d’accueil soient vérifiées par un délégataire n’ayant pas participé à l’activité visée.
6. Faire en sorte que les évaluations de la sécurité et que le niveau de fiabilité soient définis comme conditions d’emploi des employés occasionnels.
7. S’assurer que les formalités de départ applicables sont suivies et documentées.
8. S’assurer que la documentation appropriée est versée au dossier afin de montrer que le paiement et le règlement ont été effectués avant le versement du paiement, et que le montant demandé est correct.
9. Veiller à ce que l’engagement des dépenses soit effectué par une personne dûment autorisée, et ce, avant que les dépenses ne soient effectuées, et à ce que la documentation soit versée au dossier, surtout au chapitre de l’administration de la paye.

Réponse de la direction

Le BST a revu les constatations et les recommandations de la vérification. La direction accepte, de façon générale, les constatations de la vérification et elle a mis au point un plan d’action en vue de donner suite aux recommandations. Il est prévu que le plan d’action de la direction sera entièrement mis en œuvre d’ici mars 2013.

Les résultats de la vérification et le plan d’action de la direction ont fait l’objet de discussions avec le président du BST et le Comité de vérification des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général assurera un suivi concernant la mise en œuvre du plan d’action de la direction.

Annexe A : Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification

Seuils de conformité des opérations prises en compte aux fins de la vérification

Respecté: Conformité dans une proportion d'au moins 99 %.
Respectée en grande partie: Conformité dans une proportion d'au moins 90 % mais de moins de 99 %.
Respectée en partie: Conformité dans une proportion d'au moins 80 % mais de moins de 90 %.
Non respectée: Conformité dans une proportion inférieure à 80 %.